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Cómo manejar las cajas chicas
La caja chica es el dinero en efectivo con que la empresa paga lo menudo del día: el combustible, la mensajería, el material de limpieza. En Breve cada gasto se registra con el comercio que lo cobró, se vincula a la caja de donde salió el efectivo, y cuando hace falta dinero se repone la caja con un solo cheque o una transferencia, con la relación de gastos lista para el contador.
La idea
El gasto es del comercio, la deuda es de la caja
Cuando el encargado paga RD$900 de mensajería con el efectivo de la caja, al mensajero ya no se le debe nada, pues cobró en el momento. A quien la empresa le debe esos RD$900 es a la caja, que puso el dinero. Breve lo maneja así: la factura se registra en Compras con su proveedor real, de forma tal que el historial de compras y el 606 salen con el nombre y el RNC correctos, y al vincularla a la caja deja de contar como deuda del proveedor y pasa a ser lo que hay que reponerle a la caja.
Cada caja con su responsable
Una caja tiene un nombre, la persona que la maneja, el fondo con que trabaja y la cuenta bancaria con que se repone. El cheque de reposición sale a nombre del responsable, que es quien cambia el cheque y vuelve a llenar la caja.
Fondo, usado y disponible
Lo usado es la suma de lo pendiente de las facturas vinculadas, y lo disponible es el fondo menos lo usado, que es lo que en teoría queda en efectivo. Cuando lo usado llega al porcentaje de aviso (80% si no se indica otro), el disponible se marca en rojo para reponer antes de que la caja se quede vacía.
Una reposición, un cheque
Aunque las facturas sean de diez comercios distintos, la reposición sale en un solo cheque o una sola transferencia por el total, con su asiento contable. Por detrás, Breve registra un pago a cada proveedor con sus facturas, en efectivo, que es como cobró el comercio, y así la cuenta de cada proveedor y el 606 quedan como fueron las cosas.
Sin pagos dobles
Una factura vinculada a una caja ya no aparece para pagar en Compras › Pagos, ni se le pueden aplicar anticipos ni notas de crédito del proveedor. Si se vinculó por error, se desvincula y vuelve a ser deuda del proveedor, siempre que no se haya repuesto.
Casos de uso
Tres formas de usar una caja
Una empresa puede tener tantas cajas como necesite, y no todas funcionan igual. Lo que cambia de una a otra es si tienen un fondo fijo y quién recibe la reposición.
Fondo fijo
La caja chica de la oficina
La encargada de administración tiene RD$20,000 en efectivo para los gastos menores. Cuando ha gastado la mayor parte, se le repone exactamente lo gastado y la caja vuelve a sus RD$20,000. Es el caso clásico, y el fondo con su aviso dice cuándo toca reponer.
Reembolso
Combustible de los vendedores
Cada vendedor pone el combustible de su bolsillo y entrega las facturas al final de la semana. La caja se crea sin fondo, porque no hay un monto fijo en efectivo, y en cada reposición se cambia el «A nombre de» por el vendedor al que se le reembolsa.
Por actividad
Gastos de viaje
Una caja aparte para los viajes al interior: peajes, comidas y hospedaje. Separarla de la caja de la oficina permite ver cuánto cuesta cada cosa y entregarle al contador una relación por cada una.
Un ejemplo
Una semana en la caja de la oficina
La caja tiene un fondo de RD$20,000 y aviso al 80%. En la semana se pagaron con ella cinco gastos: RD$3,000 de combustible para la camioneta de reparto, RD$1,850 de artículos de limpieza en el supermercado, RD$4,720 de papelería y tóner, RD$900 de mensajería y RD$2,500 por cambiar una cerradura, a un cerrajero sin RNC, que va como gasto menor. Una vez registradas y vinculadas las cinco facturas, la caja se ve así. El viernes se repone con un cheque de RD$12,970 a nombre de la encargada, y la caja vuelve a quedar en RD$20,000 disponibles.
RD$20,000
Fondo asignado
RD$12,970
Usado: cinco facturas por reponer
RD$7,030
Disponible en la caja
65%
Uso del fondo, aún por debajo del aviso
Paso 1, una sola vez
Crear la caja
Se hace una vez por cada caja. Los datos se pueden cambiar después con Configurar.
Abrir las cajas chicas
Ir a Bancos › Cajas chicas. La lista muestra cada caja con sus facturas, su fondo, lo usado, lo disponible y una barra con el porcentaje de uso.
Crear una caja nueva
Pulsar el botón + (Nueva caja chica).
Llenar los datos
Escribir el Nombre de la caja y el Responsable, que es a nombre de quien sale el cheque de reposición. En Fondo asignado, el monto con que trabaja la caja, o dejarlo vacío si no tiene uno fijo. En «Avisar al llegar a (% usado)», el porcentaje en que se quiere el aviso. En Cuenta de reposición, la cuenta bancaria con que se repone por defecto.
Guardar
Pulsar Guardar. La caja aparece en la lista, lista para recibir facturas.
Paso 2, con cada gasto
Registrar la factura y vincularla a la caja
La factura se registra como cualquier otra compra, con el comercio que la emitió, y después se le dice a Breve que se pagó con la caja. Las dos cosas pueden hacerse con días de diferencia, y lo normal es vincular varias facturas de una vez.
Registrar la factura
Ir a Compras › Facturas recibidas y registrar la factura con su proveedor real, su NCF y sus montos, como cualquier otra compra. Si el comercio no tiene RNC, se registra como gasto menor.
Abrir la caja
En Bancos › Cajas chicas, pulsar la fila de la caja o su flecha. Se abre la pantalla de la caja con sus datos, las facturas por reponer y el historial de reposiciones.
Vincular las facturas
Pulsar Vincular facturas. Aparecen las facturas pendientes de la empresa, de la más reciente a la más vieja, y se pueden buscar por proveedor, NCF o comentario.
Marcar y confirmar
Marcar las facturas que se pagaron con esta caja y pulsar Seleccionar. Las facturas pasan a Facturas por reponer, y lo usado y lo disponible se actualizan en ese momento.
Paso 3, cuando hace falta dinero
Reponer la caja
La reposición devuelve a la caja lo que se gastó. Antes de hacerla, conviene sacar la relación de gastos, que es el documento que se le entrega al contador junto con el cheque y que el responsable firma al recibirlo.
Sacar la relación
En la pantalla de la caja, pulsar Relación y elegir Relación para reposición (PDF) o Relación en Excel. El PDF trae una línea por factura con su fecha, comercio, NCF y montos, el desglose por cuenta contable y las firmas de preparado y recibido. El Excel trae además el RNC y el concepto de cada factura.
Abrir la reposición
Pulsar Reponer. Se abre la ventana «Reponer» con todas las facturas por reponer ya marcadas por lo que tienen pendiente.
Elegir cómo sale el dinero
Elegir Cheque o Transferencia, y la Cuenta bancaria, que viene con la cuenta de reposición de la caja. «A nombre de» viene con el responsable, y el Concepto con «REPOSICIÓN DE» y el nombre de la caja. Los dos se pueden cambiar.
Revisar las facturas
Desmarcar las que no entran en esta reposición. Para reponer solo una parte de una factura, cambiar su monto en la columna A reponer, y la factura sigue en la caja por el resto. Abajo se ve el Total a reponer.
Reponer
Pulsar Reponer. Breve crea el cheque o la transferencia en Bancos por el total, su asiento contable y un pago a cada proveedor. Si es un cheque, queda numerado y el aviso ofrece Imprimir cheque en ese momento.
Si la cuenta exige aprobación
Cuando la cuenta bancaria está marcada para que sus salidas se aprueben, el cheque no se numera todavía: la reposición queda EN SOLICITUD hasta que alguien con permiso la apruebe en las solicitudes de fondos de Bancos › Cuentas.
Después de reponer
El historial de reposiciones
Al pie de la pantalla de cada caja está la lista de sus reposiciones, con la fecha, el cheque o la transferencia, la cuenta, a nombre de quién salió, el monto, cuántas facturas cubrió y su estado: GUARDADA, EN SOLICITUD, EN TRÁNSITO, EJECUTADA o ANULADA. El menú ⋮ de cada una tiene estas opciones.
Imprimir cheque
Vuelve a abrir el cheque para imprimirlo, con el formato que tenga configurado la cuenta bancaria. Está disponible mientras el cheque tenga número y la reposición no esté anulada.
Relación y Relación en Excel
La relación de esa reposición en particular, con lo que se repuso de cada factura. Sirve para archivarla con el cheque o para revisarla meses después.
Anular
Anula la reposición completa: el cheque o la transferencia, el asiento y los pagos a los proveedores, y las facturas vuelven a quedar pendientes en la caja. No se puede si el asiento ya está mayorizado o si la fecha cae en un período contable cerrado. Un pago que forma parte de una reposición no se puede eliminar suelto desde Compras › Pagos, pues comparte el cheque con los demás: se anula la reposición entera.
Desvincular una factura
Si una factura se vinculó a la caja que no era, marcarla en Facturas por reponer y pulsar Desvincular. Sale de la caja y vuelve a ser deuda de su proveedor. Solo se pueden desvincular las que no se han repuesto.
Dudas comunes
Preguntas frecuentes
¿Dudas con una caja chica?
Si al reponer algo no cuadra, o no está claro cómo organizar las cajas de la empresa, escríbenos por WhatsApp y lo revisamos contigo.