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Cómo registrar compras y pagar a proveedores
Toda factura que recibe la empresa termina en tres lugares: en la contabilidad, en lo que se le debe al proveedor y en el 606 que se envía a la DGII cada mes. En Breve se registra una sola vez, incluso desde una foto, y lo demás sale de ahí. Esta guía va del proveedor a la factura, de la factura al pago, y del mes al 606.
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Antes de empezar
Los proveedores
Los proveedores se registran en Inventario › Proveedores, con Añadir, o desde el mismo formulario de la factura con Agregar Proveedor en el menú ⋮. Se empieza por el «RNC o cédula»: Breve consulta el padrón de la DGII, completa el nombre y avisa lo que hay que saber antes de aceptar sus comprobantes.
Registrado y activo
Breve completa su nombre y lo confirma. Es el caso de casi todos los proveedores.
Registrado con otro estado
Breve avisa el estado que tiene en la DGII, para revisar sus comprobantes antes de aceptarlos.
Persona sin RNC: proveedor informal
Una cédula que no está inscrita es un proveedor informal: sus compras se registran como «Proveedor informal» y llevan el comprobante de compras E41, que emite la empresa.
Inventario o generales
Cada proveedor se marca como de Inventario o Generales, que es como se agrupan después sus facturas al pagar.
Qué se registra
Tres tipos de documento
Al registrar, lo primero es decir qué tipo de documento es, porque de eso depende quién pone el comprobante.
Lo pone el proveedor
Factura
La factura de un proveedor con su NCF o e-NCF. Es la mayoría.
Lo pone la empresa
Gastos Menores
Lo pagado sin factura con comprobante: un peaje, un parqueo. Breve le asigna el comprobante de gastos menores.
Lo pone la empresa
Proveedor informal
Lo comprado a una persona sin RNC. Breve emite el comprobante de compras E41 con sus retenciones.
Paso a paso
Registrar una factura recibida
La forma más rápida es empezar por la foto: Breve lee la factura y llena el formulario, y lo que queda es revisar. Las imágenes que se suben quedan en una bandeja de facturas pendientes por digitalizar, de forma tal que una persona puede subir las fotos del día y otra registrarlas después.
Subir la foto
O pegarla con Ctrl+V.
Revisar
Proveedor, NCF, montos, categoría.
El asiento
Las cuentas del gasto.
Guardar
Queda por pagar y en el 606.
Abrir el formulario
Ir a Compras › Facturas recibidas y pulsar Agregar Facturas.
Subir la imagen
Pulsar Buscar imagen o pegarla con Ctrl+V. Si una factura tiene varias páginas, Agrupar imágenes las junta en un solo documento. Breve avisa si la factura ya existe o es un posible duplicado.
Revisar los datos principales
El Proveedor (se busca por nombre o RNC), la «Fecha de Emision», la «Fecha de vencimiento», el NCF, el número de factura y la Categoria, que es el tipo de gasto del 606. Breve propone la categoría que se usó la última vez con ese proveedor.
Revisar los valores
La Moneda y su Tasa, el Monto en bienes, el Monto en servicios y el ITBIS. El menú del ITBIS tiene Calcular, para separarlo de un total, y Llevar al Costo. El ISC, el CDT, la propina y otros cargos se agregan con el botón de Otros. En «Mostrar ITBIS 606» se reparte el ITBIS entre lo que va al costo y lo que se adelanta.
El asiento
En Cuentas se ve el asiento de la factura. Debe sumar lo mismo que el total, y Breve no deja guardar si no cuadra.
Guardar
Pulsar Agregar. Breve revisa que el NCF no esté ya registrado para ese proveedor, avisa si la fecha es futura o el vencimiento anterior a la factura, y guarda la factura con su asiento.
Verificar el comprobante en la DGII
En el menú ⋮ del formulario, Verificar QR lee el código de la factura electrónica y consulta su estado en la DGII. Desde la lista, Validar NCF abre la consulta de la DGII y permite marcar la factura como Válido o Inválido.
Comprobantes que emite la empresa
Gastos menores y proveedores informales
En estos dos casos el comprobante no lo trae el proveedor, sino que lo emite la empresa con sus propias secuencias. Breve lo genera al guardar y, si la empresa factura electrónicamente, lo envía a la DGII.
Gasto menor
Elegir «Gastos Menores» como tipo. El proveedor queda fijo (el que tiene el RNC de la empresa), el comentario es obligatorio, y al guardar se asigna el comprobante de gastos menores. En la lista, Hoja Gasto Menor imprime su soporte.
Proveedor informal
Elegir «Proveedor informal». Al guardar se abren las retenciones: el ITBIS y la renta que se le retienen, como pide la DGII. Con las retenciones registradas, Breve emite el comprobante de compras E41 y lo envía. Si se guardó sin retenciones, se registran luego desde la lista y se envía con Enviar a la DGII.
Después de registrar
La lista de facturas recibidas
Compras › Facturas recibidas muestra cada factura con su proveedor, su NCF, su vencimiento, su monto y su balance, y se filtra por período, tipo, categoría del 606, etiquetas y si ya fue revisada.
Retenciones
Cuando la empresa le retiene ITBIS o ISR al proveedor, se registran en Retenciones, en el menú ⋮ de la factura. Cada tipo de retención se aplica una vez y va al 606.
Revisada
Marcar como revisada deja constancia de que el contador ya la vio, y el filtro SIN REVISAR muestra lo que falta.
NCFs pendientes en DGII
En el menú ⋮ de la cabecera, lista los comprobantes que la DGII tiene a nombre de la empresa y todavía no están en Breve, y permite crearlos como cuentas por pagar.
Etiquetas
Asignar Etiquetas agrupa facturas por obra, viaje o lo que haga falta, para filtrarlas después.
Pagar
Pagar a un proveedor
Un pago junta las facturas de un mismo proveedor y sale por cheque o transferencia de una cuenta de banco, con su asiento y su recibo. Si la cuenta exige aprobación, el pago espera a que otra persona lo autorice en Bancos.
Elegir las facturas
Ir a Compras › Pagos y pulsar el botón +. En «Seleccionar Facturas para Pago», elegir Inventario o Generales, marcar las facturas del proveedor y pulsar Aplicar Pago.
La salida del dinero
En «Pago de Facturas», con «Realizar Asiento Contable» encendido, elegir la «Cuenta bancaria de origen», Cheque o Transferencia, a nombre de quién sale y el Concepto.
La forma de pago
En Forma de Pago, agregar la forma, la referencia y el monto hasta que cuadren con el total.
Pagar
Pulsar Pagar. Si es un cheque, toma su número y Breve ofrece Imprimir cheque. Si la cuenta exige aprobación, queda pendiente en Bancos › Solicitudes de fondos.
El recibo
En la lista de pagos, Imprimir Recibo da el comprobante del pago. Un pago con error se elimina desde su menú, y si era parte de una reposición de caja chica, se anula la reposición completa en Bancos.
Pagar antes de la factura
Anticipos a proveedores
Cuando se le paga a un proveedor antes de que llegue la factura, como el adelanto de un pedido, se registra un anticipo. Queda disponible a su favor, y cuando llegan sus facturas se aplica a ellas.
Registrar el anticipo
En Compras › Anticipos, Nuevo anticipo: el Proveedor, la Fecha, el Monto, el Concepto, la cuenta de banco, la forma de pago y la referencia. Se puede adjuntar la cotización. Los anticipos que ya existían antes de Breve se cargan con Anticipo inicial.
Aplicarlo a las facturas
En su menú, Ver y aplicar lista las facturas pendientes del proveedor. Auto-asignar reparte el anticipo empezando por las más viejas, y Aplicar lo registra. Lo que no se aplica queda disponible.
El aviso
Al registrar una factura de un proveedor con anticipo disponible, Breve lo recuerda, para no pagar dos veces.
Cuando el proveedor rebaja
Notas de crédito de proveedores
Si el proveedor envía una nota de crédito por una devolución o un descuento, se registra en Compras › Notas de Crédito y se aplica a lo que se le debe.
Registrar la nota
El Proveedor, la Categoría, la Fecha, el NCF de la nota, el «NCF que modifica», y los montos de bienes, servicios e ITBIS. Breve hace su asiento.
Aplicarla
En su menú, Aplicar lista las facturas pendientes del proveedor. Se indica cuánto se aplica a cada una y se pulsa Aplicar. El balance que queda sigue disponible para otra factura.
Cada mes
El 606 y los reportes de cuentas por pagar
El 606 es el reporte de compras que se envía a la DGII cada mes. En Breve sale de las facturas registradas, sin volver a digitar nada.
Revisar
En Compras › Facturas recibidas, el menú ⋮ de la cabecera tiene «606 para revisión» en PDF y en Excel: el mismo contenido, para que el contador lo revise antes de enviarlo.
Generar el archivo
«606 (TXT)» pide el mes y el año y descarga el archivo que se carga en la Oficina Virtual de la DGII.
Antigüedad de Saldos de Proveedores
Lo que se debe a cada proveedor por tramos: corriente, 1 a 30 días, 31 a 60, 61 a 90, 91 a 120 y más de 121. En el menú Reportes, en PDF o Excel.
Estado de cuenta y facturas por pagar
El estado de cuenta de un proveedor a una fecha de corte, y la lista de sus facturas pendientes.
Dudas comunes
Preguntas frecuentes
¿Dudas con las compras?
Si una factura no cuadra o el 606 no sale como esperas, escríbenos por WhatsApp y lo revisamos contigo antes de enviarlo.