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Cómo manejar clientes, prospectos y WhatsApp
El CRM de Breve guarda todo lo que la empresa sabe de cada persona con la que trata: sus datos, sus facturas, sus conversaciones de WhatsApp, lo que se le prometió y lo que falta por hacer. Esta guía empieza por el cliente y el contacto, sigue con los prospectos y las acciones, y termina con la bandeja de WhatsApp y las tareas.
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Lo primero
Los clientes
La ficha del cliente decide cómo se le factura: su tipo de comprobante, si paga ITBIS, si se le vende a crédito y hasta cuánto. Por eso conviene llenarla bien una vez, y así cada factura sale sola.
Agregar el cliente
En CRM › Clientes, el botón +. Elegir Persona u Organización, escribir el RNC o la cédula y pulsar Enter: Breve lo busca en el padrón de la DGII y completa el nombre. Si ya es cliente, ofrece cargarlo para editarlo.
Los datos de contacto
Nombre, celular, teléfono, correo y dirección. Al crear el cliente, Breve crea también su contacto con esos datos.
Cómo se le factura
El «Tipo de NCF» (crédito fiscal, consumo), las Condiciones (contado o crédito), el Vendedor y la Zona. Las casillas Paga ITBIS, «Permitir factura pro-forma», «Incluir Lotes / Venc. en la factura» y Norma 07-2007 se marcan si aplican. «Limitar el crédito» pide el monto máximo que puede deber.
Agregar
Pulsar Agregar.
La lista de clientes
Cada cliente con sus contactos, su balance y su crédito: cuánto le queda disponible, o si está excedido. Se filtra por vendedor, por grupo, y con Activos y Balance.
Desde el menú del cliente
Cobrar facturas, Estado de Cuenta, Facturas Pendientes, Ítems facturados, Agregar Contacto, sus Vendedores y sus Grupos.
La ficha
La flecha abre «Detalles del cliente»: su límite de crédito, su balance y su uso del crédito, sus vendedores, sus contactos, su ubicación en el mapa, lo que se le ha vendido y sus facturas.
Las personas
Contactos y vendedores
Un contacto es una persona de una organización: el dueño, la encargada de compras, el contador. Cada uno con su teléfono, su correo y su cumpleaños, y con el historial de todo lo que se ha hablado con él.
Agregar un contacto
En CRM › Contactos, el botón +. Elegir la Organización (el cliente al que pertenece), y escribir el Nombre, la «Referencia / Posición», el celular, el correo y, si se quiere, el cumpleaños.
Trabajar con varios a la vez
Al marcar contactos en la lista aparecen Agregar a grupo, Quitar de grupo, Activar y Desactivar. Los grupos sirven para filtrar y para el reporte de contactos.
Los vendedores
En CRM › Vendedores, el botón + elige una persona y su porcentaje de comisión por ventas y por cobros. La lista muestra sus clientes, sus facturas, sus ventas y sus cobros del período, y su detalle tiene sus comisiones.
Vender
Los prospectos
Un prospecto es una oportunidad de venta con alguien que todavía no ha comprado: la persona que escribió preguntando precios, el lead de un anuncio. Cada prospecto sigue una ruta de pasos, y su estado dice si está Pendiente, en Seguimiento, Ganado o Declinado.
Entra
A mano, con IA o desde un anuncio.
Se le da seguimiento
Paso a paso, con acciones y notas.
Se cierra
Ganado o declinado.
Se mide
Reporte y descarga por estado.
Las rutas
En CRM › Prospectos / Pasos se definen las rutas: los pasos que se dan con cada prospecto, como llamar, enviar la propuesta y visitar.
Agregar un prospecto
En CRM › Prospectos, el menú ⋮ tiene Agregar Prospecto: el contacto (nuevo o existente), la Campaña, el Valor esperado, el Asunto, el Vendedor, la Ruta y el «Cierre Estimado».
Con IA
Importar con IA recibe una captura de WhatsApp o Instagram, o el texto de la conversación, y Analizar con IA llena el prospecto. Breve avisa si el contacto ya existe.
El seguimiento
Ver Prospecto abre su seguimiento: los pasos de su ruta para marcar, las acciones con su fecha, las notas, y Contactar por WhatsApp. Al marcar el primer paso pasa a Seguimiento. Declinar lo cierra sin venta.
Los prospectos de Facebook e Instagram
CRM › Formularios de captación conecta los formularios de anuncios de Meta. Sincronizar Meta trae los formularios, y en cada uno se elige la campaña, la ruta y el vendedor con que entran sus prospectos. Programar los sincroniza solos cada cierto tiempo. Un mismo lead no entra dos veces, y si la persona ya era contacto, se reutiliza.
El día a día
Acciones, agenda y casos
Una acción es todo lo que se hace con un contacto: una llamada, una visita, una reunión. Guardarlas deja el historial completo de la relación, y las que tienen fecha forman la agenda de cada colaborador.
Registrar una acción
Desde el contacto, el seguimiento o la agenda, Agregar Acción: la Actividad, la fecha y la hora, el contacto, el colaborador, el asunto y la descripción. Agenda la pone en la agenda, y Cerrada la marca como hecha.
Acciones privadas
Privada hace que solo la vea el colaborador asignado. Para todos los demás no aparece en Breve.
Seguimiento y agenda
CRM › Seguimiento muestra, por contacto, sus acciones abiertas y su histórico. CRM › Agenda lista las acciones por fecha, propias o de todos, y cada una se puede llevar a Google Calendar o a Outlook.
Casos
CRM › Casos registra los reclamos y las solicitudes de soporte: el contacto, el asunto, la categoría, la urgencia, el colaborador, la respuesta y la solución.
La bandeja de mensajes
Con la integración de WhatsApp activa, CRM › Mensajes reúne las conversaciones de la empresa: se responde desde Breve, se ve la ficha del contacto al lado, y de cualquier mensaje sale un prospecto, un caso o una tarea.
Abrir una conversación
La lista muestra cada conversación con su contacto, su plataforma y su tema. Ver conversación abre el chat, con la ficha del contacto a la derecha: su oportunidad abierta, sus casos, sus tareas y sus acciones recientes.
Responder
Escribir en Mensaje y enviar. Se pueden adjuntar archivos, y las notas de voz se transcriben solas.
La ventana de 24 horas
WhatsApp solo deja escribir libremente durante 24 horas desde el último mensaje del cliente, y el chat dice cuánto falta para que cierre. Con la conversación cerrada, Solicitar conversación envía una plantilla aprobada, y al responder el cliente se puede escribir otra vez. Cada solicitud la cobra Meta.
Convertir un mensaje en trabajo
Desde la lista, Agregar Prospecto o Agregar Caso. Desde un mensaje, Crear tarea. Resumir Conversación pide a la IA un resumen de lo hablado.
El equipo
Tareas por WhatsApp
Las tareas se asignan en Producción › Tareas, como explica la guía de producción, y avisan al colaborador por correo o WhatsApp. Además, cualquier colaborador con su teléfono registrado puede crearlas y consultarlas escribiéndole al WhatsApp de la empresa.
#tarea
«#tarea» seguido del texto crea una tarea nueva. Solo «#tarea», después de una nota de voz, la crea con lo dictado. Breve muestra el borrador con los botones Crear, Editar o Descartar.
#tareas y #tarea 542
«#tareas» lista las tareas abiertas. «#tarea 542» muestra esa tarea, y «#tarea 542» seguido de un texto le agrega una nota.
#agenda y #ayuda
«#agenda» seguido de un texto registra una acción en la agenda. «#ayuda» lista todos los comandos.
Medir
Los reportes del CRM
En el menú Reportes, Prospectos resume los de un período por estado, vendedor y ruta, y Reporte de Contactos lista los contactos por grupo o actividad. En CRM › Prospectos, Descargar Prospectos los saca en CSV por estado, y en Vendedores, Ventas CSV da las ventas de cada uno.
Dudas comunes
Preguntas frecuentes
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