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Cómo manejar la producción
Producción es para la empresa que fabrica lo que vende: muebles, ventanas, puertas, uniformes, alimentos. La fórmula dice qué lleva cada producto, la orden de producción descuenta esos materiales y da entrada al producto terminado con su costo, y el proyecto junta todo lo de un cliente: cotizaciones, órdenes, facturas y avances.
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La idea
De la fórmula al producto terminado
Una fórmula es la receta de un producto: los insumos y sus cantidades. Una orden de producción aplica una o varias fórmulas a una tirada, y su estado decide lo que pasa con el inventario: al ponerla En Producción salen los insumos, y al marcarla Terminada entra el producto con su costo, que es lo que costaron los insumos.
Fórmula
Qué lleva cada producto.
Orden
Cuántos se fabrican y con qué fórmulas.
En Producción
Salen los insumos.
Terminada
Entra el producto con su costo.
Paso 1
Las fórmulas
Una fórmula tiene un nombre, las Unidades que produce y sus insumos. Cada insumo puede llevar una cantidad fija o calcularse con las medidas de la pieza, que es lo que permite fabricar a la medida sin rehacer la fórmula para cada tamaño.
Crear la fórmula
En Producción › Fórmulas, el botón Agregar. Escribir el Nombre y las Unidades que produce, dejar Activa encendida y pulsar Guardar.
Agregar los insumos
Abrir la fórmula con su flecha y pulsar Agregar Item. Cada ítem entra con cantidad 1 en la tabla Insumos.
Definir cómo se calcula cada insumo
En el menú del insumo, Editar cantidad abre «Editar línea» con tres modos. Fijo: una cantidad por pieza, como cuatro tornillos. Por cortes: el número de cortes y una expresión con el largo de cada uno, como dos cortes de «alto». Por largo total: una expresión con el largo lineal total, que Breve convierte en barras o rollos enteros.
Imprimirla
En el menú de la fórmula, Imprimir sin precios o con precios da la hoja de la receta, y Duplicar Formula la copia para una variante.
Las medidas de los productos a la medida
Las expresiones usan las variables de medida de la empresa, como alto y ancho, y las funciones redondearArriba, redondearAbajo, redondear, min, max y abs. Los productos hechos a la medida se crean como ítems de tipo Único, que no se inventarían, y sus medidas se ponen en la sección Medidas de la ficha del ítem. Los insumos que vienen en barra o en rollo llevan su largo en esa misma sección.
Paso 2
Las órdenes de producción
Una orden dice qué se va a fabricar, para quién o para inventario, cuándo se entrega y con qué fórmulas. Mientras está GUARDADA se puede cambiar todo, y cada cambio de estado deja su rastro con fecha, hora y comentario.
Crear la orden
En Producción › Órdenes, el menú ⋮ tiene Agregar Orden. Escribir la Fecha de entrega, la Referencia, y en «Destino de la Orden» elegir si es para un Cliente o para Inventario. Elegir el producto que se fabrica en «Producto por defecto».
Agregar las fórmulas
Con Agregar Fórmula, elegir las fórmulas. En cada línea, el «Producto (salida)», las Unidades y la Tirada: el Total es unidades por tirada, y los insumos se multiplican por la tirada.
Las piezas, si son a la medida
En el detalle de la orden, Piezas, en el menú de la fórmula, recibe las medidas de cada pieza, una fila por tamaño con su cantidad, o pegadas desde Excel. Recalcular insumos calcula los materiales y acomoda los cortes en las barras para aprovecharlas, del corte más largo al más corto.
Revisar los insumos
La tabla de insumos muestra cada ítem con lo Disponible, lo Requerido, su costo y el total. Agregar Items suma materiales que no están en la fórmula, y Editar Parte elige si el costo es el último, el promedio o una estimación.
Ponerla en producción
El botón de la columna Estado abre «Cambiar Estado de la Orden». Al pasarla a En Producción, salen del inventario los insumos con su asiento. Si falta existencia, Breve lo dice y no la inicia.
Terminarla
Al pasarla a Terminada, entra al inventario el producto con su costo unitario, que es el costo de los insumos entre las unidades producidas. Los productos de tipo Único no se inventarían.
Hojas y etiquetas
El menú de la orden tiene Reporte Con Precio, Reporte Sin Precio para el taller, y Etiqueta Orden para identificar lo fabricado.
Notas, fotos y tareas
En el detalle de la orden se escriben notas, se suben fotos del trabajo y se asignan tareas a los colaboradores del taller.
Paso 3
Los proyectos
Un proyecto junta lo que se hace para un trabajo grande: sus cotizaciones, sus órdenes, sus facturas y su avance. Su detalle responde de un vistazo cuánto se cotizó, cuánto se facturó, cuánto costó y qué resultado deja.
Crear el proyecto
En Producción › Proyectos, Nuevo Proyecto: el Nombre, la Descripción, la Fecha Inicio y Fin, el Monto y el Estado.
Cotizar y facturar desde el proyecto
En su detalle, Crear Cotización y Crear Factura abren el formulario y lo vinculan solo al proyecto. Enlazar Cotización y Enlazar Factura vinculan documentos que ya existen. Procesar Cotización la convierte en factura del proyecto.
Las órdenes del proyecto
Crear Orden abre una orden vinculada al proyecto, y Enlazar Orden suma una existente.
El avance
Agregar Avance registra el porcentaje logrado con un comentario. Los indicadores de arriba muestran el Monto, lo Cotizado, lo Facturado, el Costo y el Resultado.
El equipo
Tareas, plantillas y versiones
El trabajo de cada persona se lleva con tareas, que siguen los pasos de una plantilla. Así cada tarea de instalación, por ejemplo, tiene los mismos pasos y se ve cuánto le falta.
Plantillas de tareas
En Producción › Tareas / Plantillas, cada plantilla tiene su lista de pasos, con su nombre y descripción, que se ordenan con Subir y Bajar.
Asignar una tarea
En Producción › Tareas, se asigna una tarea con su asunto, su plantilla, el colaborador y las fechas. «Avisar al colaborador» le avisa por correo o por WhatsApp, y dentro de Breve siempre.
Seguir el avance
Las tareas se ven en tabla o en tablero: Abiertas, Avanzadas y Completas. Al abrir una, sus pasos se marcan al cumplirse y su porcentaje de cierre avanza.
Versiones
Una versión agrupa las tareas de una entrega del proyecto, con su fecha estimada y si está completada.
Dudas comunes
Preguntas frecuentes
¿Dudas con la producción?
Si quieres armar tus primeras fórmulas o configurar las medidas de tus productos, escríbenos por WhatsApp y lo hacemos contigo.