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Cómo llevar la contabilidad
En Breve la mayor parte de la contabilidad se escribe sola: cada factura, cobro, pago o cheque deja su asiento. Al contador le toca lo demás, que es lo que esta guía explica: el catálogo de cuentas, los asientos manuales, los asientos del mayor que resumen el mes, los balances y los estados financieros.
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La idea
El diario y el mayor
Breve separa dos libros. En el Diario General quedan los asientos de cada operación: el de cada cheque, cada cobro, cada nota de crédito, y los manuales. En el Mayor General quedan los asientos que resumen un mes por origen, como «REGISTRO DE LAS VENTAS» de octubre, que es lo que el contador revisa y lo que alimenta los estados financieros.
Operar
Ventas, cobros, pagos y bancos dejan su asiento.
Ajustar
Asientos manuales en el diario.
Resumir
Generar las entradas del mayor del mes.
Informar
Balance general y estado de resultados.
Antes de empezar
El catálogo de cuentas
Contabilidad › Cuentas tiene el catálogo de la empresa. Las cuentas control agrupan, y solo las auxiliares reciben movimientos, por eso las que no son auxiliares se ven atenuadas en la lista.
Buscar
Filtrar por categoría, buscar por Código o por Nombre, y con Solo activas ocultar las que ya no se usan. Reporte genera el catálogo completo.
Agregar una cuenta
Pulsar Agregar. Elegir el Grupo y el Tipo, la Cuenta Control de la que depende y la Clasificación. Breve propone el siguiente Código bajo esa cuenta control. Escribir el Nombre y pulsar Guardar.
Editar o eliminar
Desde el menú ⋮ de la cuenta. Una cuenta que ya tiene movimientos no se elimina: se desactiva.
Asientos
El Diario General y los asientos manuales
Contabilidad › Diario General lista los asientos del período con su código, su monto, su origen y su usuario. Un asiento anulado sale en gris, y uno descuadrado en celeste, para encontrarlo de un vistazo.
Nuevo asiento
Pulsar el botón + (Nuevo Asiento). Escribir la Referencia.
Agregar las líneas
Elegir la Cuenta, escribir el Monto, elegir Débito o Crédito y pulsar la flecha para agregar la línea. Cada línea tiene su menú para Suprimir, Cambiar Cuenta, Cambiar Lado o Editar Monto. Abajo se ven el Total Débito y el Total Crédito.
Guardar
Escribir los Comentarios y pulsar Guardar. Breve no deja guardar un asiento descuadrado, sin líneas, o con fecha en un período cerrado.
Los asientos que se repiten
En el menú ⋮ del asiento, Guardar como modelo lo guarda para la próxima vez, como la depreciación o el alquiler de cada mes.
Anular
En el menú ⋮ del asiento en el diario, Anular lo deja sin efecto, salvo que pertenezca a un período cerrado. Los asientos de facturas, cobros o cheques se anulan desde su documento.
Cierre del mes
Generar las entradas del mayor
Al final de cada mes, en lugar de pasar cientos de asientos uno por uno, Breve arma un asiento por origen que resume todo lo del mes: las ventas, los cobros, las notas de crédito, los ajustes de inventario. Ese asiento es el que va al Mayor General.
Abrir
En Contabilidad › Mayor General, pulsar el botón + (Nuevo Asiento). Se abre «Generar Entradas del Mayor».
Elegir origen y período
En Seleccionar Origen, elegir qué se resume (ventas, cobros, notas de crédito, ajustes) y el Mes y el Año, o un rango de fechas. En los orígenes que lo permiten, elegir si se arma desde el Diario General o desde la Plantilla de cuentas.
Generar y revisar
Pulsar Generar. El «Detalle del Asiento» muestra las cuentas con sus montos, y la referencia queda como «REGISTRO DE LAS VENTAS» del mes, con las fechas que incluye. Breve avisa si no cuadra.
Guardar
Pulsar Guardar. Si ya existía el asiento de ese origen y mes, Breve pregunta si se actualiza, de forma tal que se puede volver a generar cuando entra algo tarde.
Consultar
Balances y movimientos de una cuenta
Contabilidad › Balances muestra los débitos y los créditos de cada cuenta control, y desde ahí se baja hasta el asiento que originó cada peso.
Ver el detalle
La flecha de una cuenta (Ver Detalle) abre sus cuentas auxiliares y sus últimos asientos.
Ver los movimientos
En el menú de una auxiliar, Movimientos lista cada asiento entre dos fechas con su débito, su crédito y el balance acumulado, y Generar Reporte lo saca en PDF.
Ir al asiento
Ver Asientos, o Consultar Asiento en los últimos asientos, abre el asiento completo.
Informar
Los estados financieros y reportes
En el menú Reportes, los contables salen en PDF o en Excel.
Balance General
La situación de la empresa a una Fecha de Corte: lo que tiene, lo que debe y su capital.
Estado de Resultados
Los ingresos, los costos y los gastos entre dos fechas. Pide el inventario inicial y final, la bonificación, el ISR liquidado y la reserva legal, y sale RESUMIDO, DETALLADO o en formato especial.
Diario General y Mayor General
Los asientos de un período, y el mayor de todas las cuentas o de una sola.
Catálogo de Cuentas
El catálogo completo, para revisarlo o entregarlo al auditor.
Dudas comunes
Preguntas frecuentes
¿Dudas con la contabilidad?
Si un asiento no cuadra o necesitas cerrar un período, escríbenos por WhatsApp y lo revisamos con tu contador.