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Cómo manejar recursos humanos y nómina
El módulo RRHH de Breve acompaña a cada persona desde que se abre la vacante hasta que cobra su quincena. Esta guía empieza por lo que se prepara una vez, sigue con los empleados, el reclutamiento y la asistencia, y termina con la nómina, que es la parte más completa: los conceptos, el cálculo, el pago y los archivos para el banco y la TSS.
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Antes de empezar
La estructura de la empresa
Todo está en el menú RRHH. Antes del primer empleado conviene dejar listas estas cuatro listas, que después se eligen en la ficha de cada persona y ordenan los reportes.
Departamentos
En RRHH › Departamentos, con el botón +: un Código corto y el Nombre. La lista dice cuántos empleados activos tiene cada uno, y un departamento con empleados activos no se puede eliminar.
Posiciones
En RRHH › Posiciones: el «Título del puesto», su Departamento y si está Activa. Son los puestos de la empresa, que se usan al abrir vacantes y se sugieren al llenar la ficha de un empleado.
Horarios
En RRHH › Horarios: una Referencia, la Hora Entrada y la Hora Salida, si se exige marcar la salida, y en «Asignar Empleados» quiénes trabajan con ese horario. Cada empleado tiene un solo horario, que es el que propone Breve al registrar sus días trabajados.
Aseguradoras
En RRHH › Aseguradoras: las ARS de los empleados, con su nombre, dirección y teléfono. Se eligen en la ficha de cada empleado.
Las personas
Agregar un empleado
En Breve un empleado es una persona con un contrato: la persona (su nombre, su teléfono, su correo) existe una sola vez en el sistema, y la ficha del empleado le agrega lo laboral. Por eso el primer paso es elegir la persona, y si todavía no existe, crearla.
Abrir la ficha
Ir a RRHH › Empleados y pulsar el botón +. Se abre «Agregar Empleado».
Elegir la persona
En «Seleccionar Persona», buscarla por su nombre. Si no aparece, el menú ⋮ de la cabecera tiene Agregar Persona.
Los datos personales
La «Cédula / Pasaporte», la «Fecha Nacimiento» (debe tener al menos 16 años a la fecha de entrada) y la Dirección. También el tipo de sangre, las condiciones médicas y el contacto de emergencia, que conviene tener a mano.
El puesto
La «Fecha Entrada», el Departamento, la Posición y un Alias si se le conoce por otro nombre.
El salario y el pago
El Salario mensual, y si se le paga por día o por hora, el «Salario por Día» y el «Salario por Hora», que se escriben aparte. El Banco, el tipo de cuenta (Ahorros o Corriente) y la «Cuenta Banco» son los que usa el archivo de pago de la nómina. Elegir también la Aseguradora.
Guardar
Pulsar Guardar. Breve le asigna su código. En la ficha, a la derecha, se agregan sus fotos.
La lista de empleados
RRHH › Empleados muestra a cada empleado con su departamento, su salario por mes, por día y por hora, su posición y su antigüedad, calculada a la «Fecha de referencia» que se elija. La búsqueda encuentra por nombre, código o cédula.
Cuando un empleado sale
Se edita su ficha, se apaga Activo y se pone la «Fecha Salida». Deja de aparecer en la asistencia, las vacaciones, las licencias y las nóminas nuevas, y su historial se conserva.
Reclutar
De la vacante al empleado
Cuando hace falta alguien, el camino tiene cuatro pasos, y cada candidato queda guardado para la próxima vez aunque no se le contrate ahora. El banco de candidatos es, a fin de cuentas, el archivo de todos los que alguna vez quisieron trabajar en la empresa.
Abrir la vacante
El puesto, quién lo pide y hasta cuándo.
Reunir candidatos
A mano o leyendo su CV en PDF.
Postular y evaluar
De la revisión a la oferta.
Contratar
El candidato pasa a ser empleado.
Abrir la vacante
En RRHH › Vacantes, botón +. Elegir la Posición, el Solicitante (el empleado que la pide), la «Fecha de apertura» y la «Fecha límite», el Horario, la Localidad y los «Requisitos particulares», y pulsar Abrir vacante. Una vacante que pasa su fecha límite sin cubrirse se marca como Vencida.
Reunir candidatos
En RRHH › Candidatos, el botón + crea un candidato a mano y Importar candidato lo arma a partir de su CV en PDF: Breve lee el documento y llena sus datos, su experiencia, su educación y sus idiomas, para revisar y pulsar Guardar candidato. No se repite una cédula.
Postular
En la vacante, «Ver candidatos» abre su detalle. Postular candidato elige a alguien del banco con su estatus y sus notas.
Evaluar
El Estatus de cada postulación se cambia en la misma lista: En revisión, Entrevista, Oferta o Rechazado.
Contratar
El botón Contratar abre «Contratar Empleado» con la persona, la cédula, la posición, el departamento y el horario ya puestos. Se completan el salario, el banco y la aseguradora y se pulsa Contratar. El candidato queda como Contratado y la vacante como Cubierta.
La asistencia
Los días trabajados
Para quien cobra por día, o para llevar el control de quién vino, RRHH › Días trabajados registra cada jornada en dos pasos con dos personas: alguien confirma quién estuvo, y otra persona aprueba. Así ningún día se paga sin que dos ojos lo hayan visto.
Confirmar
En el modo Confirmación, elegir el día en el calendario y marcar a cada empleado como Presente o Ausente. Breve pone la entrada y la salida de su horario, y Editar Fechas las corrige si llegó tarde o salió antes.
Aprobar
En el modo Aprobación, cada día del mes muestra quién confirmó a cada empleado. Se pasa de Pendiente a Aprobado.
Importar
Si los días vienen de un reloj de ponches o de una hoja de cálculo, Importar Días, en el menú ⋮, los carga desde un CSV o un Excel con la vista previa de lo que entra.
Llevarlos a la nómina
En el detalle de la nómina, la opción Días trabajados de cada empleado marca qué días se le pagan en esa nómina.
Ausencias
Vacaciones y licencias
Las dos pantallas llevan el registro de cada empleado: cuántos días tiene, cuántos ha usado y cuándo. Son el archivo que responde la pregunta de siempre, «¿cuántos días me quedan?», sin buscar papeles.
Vacaciones
En RRHH › Vacaciones, cada empleado tiene su histórico. Agregar vacaciones le suma los días que le corresponden, con una referencia y la fecha. Usar vacaciones descuenta los que toma, con su fecha de inicio y de fin y sin pasar de los disponibles, y Programado indica que todavía no los ha tomado.
Licencias
En RRHH › Licencias, el botón + registra una licencia con su referencia, sus fechas, los días y si está Justificada, como una licencia médica con su certificado. La lista dice cuántos días de licencia tiene cada empleado y cuántos fueron justificados.
El pago de las vacaciones
El registro de vacaciones no cambia la nómina por sí solo. Cuando corresponde pagarlas, se agregan en la nómina como un concepto con su monto, como se explica más abajo.
La nómina, paso 1
Los conceptos de nómina
Todo lo que aparece en el volante de un empleado es un concepto: el salario, las horas extras, la comisión, el AFP, el SFS, el ISR, el préstamo. Cada empresa define los suyos una sola vez y después se los asigna a cada empleado. Un concepto puede sumar (Incrementa) o restar (Reduce), y puede ser un monto fijo o un porcentaje.
Crear el concepto
En RRHH › Conceptos de Nómina, botón +. Escribir el Nombre, elegir el «Tipo de Concepto», si es Porcentaje o «Monto Fijo», si Incrementa o Reduce, y el Valor.
Escribir el porcentaje como fracción
Un porcentaje se escribe como fracción de uno: el AFP del 2.87% va como 0.0287, el SFS del 3.04% como 0.0304, y un salario quincenal, que es la mitad del mensual, como 0.5.
Asignarlo a los empleados
En RRHH › Empleados, el botón de la columna Conceptos, o Asignar Concepto en el menú ⋮, abre «Asignar conceptos». Se busca el concepto, se indica si es «¿Parte del salario?» y se agrega. Los que son parte del salario forman la base sobre la que se calculan los descuentos en porcentaje, como el AFP y el SFS.
Incrementa, porcentaje
SALARIO QUINCENAL
Valor 0.5: la mitad del salario mensual de la ficha. Parte del salario.
Reduce, porcentaje
AFP y SFS
Valores 0.0287 y 0.0304, sobre lo que es parte del salario.
Monto fijo
Horas extras, ISR, préstamos
Se escribe el monto de cada uno en cada nómina.
La nómina, paso 2
Crear y revisar la nómina
Una nómina es un período con sus empleados. Al vincular a cada empleado, Breve le aplica sus conceptos y calcula su bruto, sus deducciones y su neto, de forma tal que lo que queda es revisar y agregar lo que varía de una nómina a otra.
Crear
Referencia y período.
Vincular
Los empleados, con sus conceptos.
Ajustar
Lo variable de este período.
Pagar
Asiento, banco y TSS.
Crear la nómina
En RRHH › Nóminas, botón +. Escribir la Referencia (por ejemplo, «Primera quincena de octubre») y las fechas Desde y Hasta, y pulsar Guardar.
Vincular a los empleados
Abrir la nómina con su flecha. En «Detalles de Nómina», Vincular Empleados lista los empleados activos que todavía no están en ella. Al elegirlos, cada uno entra con sus conceptos calculados, y la tabla muestra su Monto bruto, sus Deducciones y su Monto neto.
Agregar lo variable
En el menú ⋮ de cada empleado, Agregar concepto suma lo que cambia en este período: las horas extras, la comisión, el ISR, un descuento. El monto se propone y se puede cambiar. Días trabajados marca los días que se le pagan.
Recalcular si cambió algo
Si se cambió el salario o los conceptos de un empleado, Recalcular en su menú vuelve a calcular sus conceptos asignados y conserva lo que se agregó a mano.
Revisar los totales
Al pie están el Total de empleados, el Monto Bruto Total, las Deducciones Totales y el Monto Neto Total. Al elegir un empleado, el panel lateral muestra cada concepto y el botón Hoja de pago abre su volante.
La próxima nómina
En el menú ⋮ de la lista, Duplicar Nómina crea la siguiente con los mismos empleados, recalculados, y lo que se había agregado a mano. Solo hay que cambiar la referencia y las fechas.
Un ejemplo
La quincena de un salario de RD$45,000
Una empleada gana RD$45,000 al mes y tiene asignados SALARIO QUINCENAL (0.5, parte del salario), AFP (0.0287) y SFS (0.0304). Al vincularla a la nómina de la primera quincena, Breve calcula RD$22,500 de salario, y sobre esa base RD$645.75 de AFP y RD$684 de SFS. Su neto, antes del ISR que corresponda, es RD$21,170.25.
RD$22,500
Salario quincenal: 0.5 del mensual
RD$645.75
AFP: 2.87%
RD$684
SFS: 3.04%
RD$21,170.25
Neto antes del ISR
La nómina, paso 3
Pagar la nómina
Pagar es registrar el asiento de la nómina y marcarla como pagada. El dinero llega a los empleados por el banco, con el archivo que genera Breve, o en efectivo, con la hoja que dice cuántos billetes de cada denominación hacen falta.
Registrar el pago
En el menú ⋮ de la nómina, Pagar Nómina muestra su monto y el asiento. Se escriben las cuentas de débito y de crédito (los sueldos, las retenciones por pagar, el banco) hasta que sumen el monto de la nómina, y se pulsa Pagar. La nómina queda marcada como Pagada.
El archivo para el banco
TXT / Banco genera un archivo de texto con una línea por empleado: su cuenta, su nombre, su código y su neto, para cargarlo en el banco en línea.
En efectivo
Hoja Distro Por Denominación genera el «Desglose de efectivo»: cuántos billetes y monedas de cada valor lleva el sobre de cada empleado, para pedirlos al banco y armar los sobres sin contar dos veces.
Los volantes
En el detalle de la nómina, al elegir un empleado, Hoja de pago abre su volante en PDF: su período, cada concepto, el total de ingresos, las deducciones y el neto a pagar, con el monto en letras y la línea de recibido. Pago a Empleados da el resumen de toda la nómina.
La TSS y los reportes
El archivo de la TSS y los reportes
Cada mes la TSS espera la autodeterminación con lo que se pagó a cada empleado. Breve la genera desde la nómina, y el menú Reportes da la vista del año completo.
TSS / Autodeterminación
En el menú ⋮ de la nómina, genera el archivo de autodeterminación mensual (AM) para cargarlo en SUIRPLUS. La empresa debe tener su RNC configurado, que la TSS exige en el encabezado.
Ver Reporte
La nómina completa en PDF, con el salario, los otros ingresos, el seguro médico, el AFP, el SFS, el ISR, los otros descuentos y el neto de cada empleado.
Reporte de Nómina del año
En el menú Reportes, Nómina da los totales de cada empleado por concepto, de enero a diciembre, en PDF o en Excel.
Días trabajados y candidatos
Ver Reporte, en el menú de Días trabajados, resume la asistencia de un período, y Reporte, en el de Candidatos, el banco de candidatos.
Dudas comunes
Preguntas frecuentes
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