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Cómo hacer una nota de crédito a un cliente
En Breve la nota de crédito no se llena en un formulario en blanco: nace de lo que la originó. Por eso, antes de buscar el botón, conviene responder una pregunta sencilla que decide todo lo demás: ¿qué pasó con la venta?
La decisión
Qué nota de crédito corresponde
Una nota de crédito es, en resumidas cuentas, la forma ordenada de decir que una factura ya emitida no refleja lo que el cliente debe. La factura original sigue ahí, con su número y su comprobante fiscal, de forma tal que lo que corresponde no es borrarla ni editarla, sino emitir un documento que la corrija y que la DGII pueda relacionar con ella. Lo que cambia de un caso a otro es el camino.
La venta no se hizo o se facturó por error
Anular la factura
La nota cubre el total y la factura queda anulada, junto con los cobros que tuviera.
Ver los pasosSe acordó un descuento y la factura tiene balance pendiente
Descuento al cobrar
Para transporte, ajustes de precio, pronto pago o bonificaciones. La nota sale por el descuento.
Ver los pasosEl cliente devolvió mercancía
Devolución
La nota se calcula con los ítems devueltos y queda como saldo a favor del cliente.
Ver los pasosSe acordó un descuento y la factura ya está pagada
Sin camino directo todavía
Qué hacer mientras tanto para resolverlo.
Ver qué hacerUn ejemplo
Un descuento por transporte de mercancías
Se facturaron RD$11,800 (RD$10,000 más RD$1,800 de ITBIS) y luego se acordó con el cliente rebajar RD$1,180 por el transporte. Como la factura todavía no está saldada, corresponde un descuento al cobrar: al registrar el pago se indican los RD$1,180 de descuento, se marca «Nota de Crédito», y Breve emite la nota separando el ITBIS en la misma proporción que la factura.
RD$11,800
Factura original, con ITBIS
RD$1,000
Descuento sin ITBIS
RD$180
ITBIS que rebaja la nota de crédito
RD$10,620
Lo que paga el cliente
Antes de empezar
Lo que conviene revisar primero
Lo primero es mirar el número de la factura, porque de eso depende si la nota sale como comprobante electrónico o no. Y hay una regla del ITBIS que explica por qué dos notas por el mismo monto pueden verse distintas.
Facturas electrónicas (empiezan por «E»)
La nota de crédito sale como e-CF E34, firmada y enviada a la DGII en el mismo momento en que se emite. Para eso la empresa necesita una secuencia E34 vigente, y si no la tiene Breve lo advierte antes de tocar nada, de forma tal que nunca queda una factura anulada a medias esperando un comprobante que no llegó.
Facturas con NCF de papel (serie B)
La nota se registra en Breve y ajusta lo que el cliente debe, pero todavía sin comprobante fiscal propio, pues Breve aún no emite el B04.
El ITBIS y los 30 días
Cuando pasaron más de 30 días desde la fecha de la factura, la nota de crédito reduce el monto pero ya no el impuesto, y se emite sin ITBIS. Breve hace ese cálculo solo, mirando la fecha de la factura.
Permisos del usuario
Si alguna de las opciones de esta guía no aparece en pantalla, no es que falte en el sistema: es que el perfil del usuario no la tiene habilitada, y el administrador de la empresa puede activarla.
Camino 1
Anular una factura
La anulación es el camino cuando la venta completa queda sin efecto: se facturó al cliente equivocado, se duplicó una factura o el negocio sencillamente no se hizo. No es un ajuste sino una marcha atrás total, y por eso la nota cubre el monto completo con su ITBIS y deja la factura anulada. Si tenía cobros registrados, Breve los anula también, pues un pago no puede quedar colgado de una venta que dejó de existir.
Buscar la factura
Ir a Ventas › Facturas y localizar la factura que se va a anular.
Elegir «Anular»
Abrir el menú ⋮ de la fila y elegir Anular.
Indicar el motivo
En el cuadro «Anular factura», elegir el Motivo y, si hace falta, escribir un Comentario de hasta 250 caracteres.
Confirmar
Pulsar Anular factura. Si es un e-CF, Breve emite la nota E34 y la envía a la DGII en el mismo momento; al terminar muestra el número de la nota y su estado, y con Ver nota de crédito se abre el documento.
Camino 2
Descuento al cobrar
Es el caso más frecuente en el día a día: la factura está bien hecha, pero después se acordó rebajar una parte. Aquí no se toca la factura, sino que el descuento se registra en el mismo momento en que se cobra, de forma tal que el cliente paga lo que realmente quedó debiendo y la nota sale solo por la diferencia. Es como cuando en el colmado se rebaja algo de la cuenta al momento de pagar: la cuenta original no cambia, pero queda constancia de lo que se descontó.
Abrir el cobro
Ir a Ventas › Facturas, abrir el menú ⋮ de la factura y elegir Cobrar factura.
Escribir el descuento
En la columna Descuento, escribir el monto (por ejemplo 1180) o un porcentaje (por ejemplo 10%) y pulsar Enter. El descuento no puede pasar del balance pendiente.
Marcar «Nota de Crédito»
Activar el interruptor de la columna Nota de Crédito. Solo aparece en facturas con comprobante fiscal y solo se activa cuando hay un descuento.
Completar el pago y aplicar
Indicar el monto a cobrar y los medios de pago hasta que cuadren, y pulsar Aplicar cobro. Breve registra el pago, rebaja el descuento del balance y emite la nota de crédito.
Siempre junto con un pago
El botón Aplicar cobro no se habilita si el monto cobrado es cero, de forma tal que el descuento no se puede registrar solo.
El concepto es automático
La nota indica «Descuento por pronto pago, factura #…», sea cual sea el motivo real del descuento.
Si «Descuento» está deshabilitado
Falta configurar en la contabilidad de la empresa la cuenta de descuentos sobre ventas.
Camino 3
Devolución de mercancía
Cuando el cliente devuelve productos, la nota no se calcula sobre un monto que alguien escribe, sino sobre los ítems de la factura: se indica qué volvió y cuántas unidades, y Breve toma el precio con que cada uno se facturó. A diferencia del descuento, la devolución deja el monto como saldo a favor del cliente, y separa lo que se le acredita de lo que regresa al inventario, porque no siempre son lo mismo: una caja que llegó dañada se acredita aunque no vuelva al almacén.
Crear la devolución
Ir a Ventas › Devoluciones y pulsar el botón + (Crear devolución).
Agregar la factura
Escribir el Código de factura y pulsar Agregar. Solo se aceptan facturas completadas del mismo cliente, y si es un e-CF va una sola factura por nota.
Indicar las cantidades
En cada ítem, pulsar Devolver e indicar los Devueltos (lo que se acredita al cliente) y los Retornados (lo que vuelve al inventario). Si el ítem maneja lotes, elegir el lote.
Guardar
Escribir los Comentarios de la devolución si hace falta y pulsar Guardar. Breve emite la nota de crédito por lo devuelto.
Mientras tanto
Si la factura ya está pagada
Hay que decirlo con claridad: hoy Breve no tiene un camino directo para emitir una nota de crédito por un descuento sobre una factura que ya está saldada, porque el descuento se registra precisamente al cobrar, y si ya no queda nada por cobrar no hay dónde indicarlo. En ese caso queda anular la factura y volver a facturar con el precio acordado, siempre que el pago pueda reaplicarse a la factura nueva, o escribir a soporte por WhatsApp para resolverlo junto con el equipo de Breve.
Después
Consultar las notas emitidas
Venga de donde venga, toda nota de crédito termina en Ventas › Notas de Crédito. Ahí se ve su origen, la factura que modifica, el monto y el balance, y se puede filtrar por rango de fecha o mostrar solo las que siguen pendientes ante la DGII, que son las que conviene revisar. La flecha de cada fila abre la nota en PDF, y el menú ⋮ permite enviarla o reenviarla a la DGII y consultar su estado. Un detalle que suele generar dudas: «Aceptado condicional» no es un rechazo, y la nota es válida.
Preguntas frecuentes
¿Un caso que no encaja?
Si la situación no se parece a ninguna de estas, escríbenos por WhatsApp y la resolvemos contigo antes de tocar la factura.