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Usuarios, perfiles y permisos
En Breve nadie tiene permisos sueltos: cada usuario recibe uno o varios perfiles, y cada perfil dice qué opciones del menú y qué acciones puede usar. Así, cuando entra una nueva cajera, basta con darle el perfil de caja. Esta guía explica cómo crear un usuario, armar un perfil y dar o quitar un permiso, paso a paso.
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La idea
Persona, usuario, perfil
Tres piezas, de la más general a la más concreta. La persona es quien es (su nombre), el usuario es cómo entra a Breve, y el perfil es lo que puede hacer. Un perfil se arma una vez y se da a muchos usuarios.
Persona
Nombre y apellido.
Usuario
Su usuario y contraseña.
Perfil
Opciones y acciones.
Permiso efectivo
Al refrescar o volver a entrar.
Opciones
Las pantallas del menú: Facturas, Cobros realizados, Cajas chicas. Sin la opción, la entrada del menú sale desactivada.
Acciones
Lo que se puede hacer dentro de una pantalla: crear, editar, anular, ver costos, enviar a la DGII. Sin la acción, su botón sale desactivado.
Paso 1
Crear un usuario
El usuario se crea para una persona que ya existe en Breve. Si es nueva, se crea primero la persona.
La persona
En Seguridad › Personas, el botón + pide el Nombre, el Apellido y el sexo. También se puede crear desde el registro del usuario, con Crear Persona.
El usuario
En Seguridad › Usuarios, el botón + abre «Registrar Usuario»: elegir la Persona, escribir el Usuario (hasta 12 caracteres, único en todo Breve), la Contraseña y el Email, y pulsar Guardar.
Darle su perfil
Un usuario nuevo no tiene permisos hasta que se le asigna un perfil, como se explica en el paso 3.
Paso 2
Armar un perfil
Conviene pensar los perfiles por puesto: Caja, Vendedor, Contabilidad, Administrador. Cada uno con lo que ese puesto necesita, ni más ni menos.
Crear el perfil
En Seguridad › Perfiles, el menú ⋮ tiene Agregar Perfil. Escribir el «Nombre del Perfil» y pulsar Crear Perfil.
Abrir sus opciones
En la fila del perfil, el botón de Opciones muestra cuántas tiene de cuántas hay. Al pulsarlo se abre «Perfil / Opciones».
Marcar opciones y acciones
Elegir Web, Escritorio o Todos, y buscar la opción por su nombre o su código. Marcar la opción y, debajo, sus acciones, o Todos para darlas todas. Marcar una acción marca su opción, y desmarcar una opción quita sus acciones.
Guardar
Pulsar Guardar cambios, que dice cuántos cambios hay pendientes.
Paso 3
Dar un perfil a un usuario
Hay dos caminos, y los dos dan el mismo resultado. Un usuario puede tener varios perfiles, y suma lo que da cada uno.
Desde el perfil
En Seguridad › Perfiles, el botón Usuarios del perfil abre «Usuarios del perfil». Agregar permite buscar y marcar varios usuarios a la vez, y Seleccionar los agrega.
Desde el usuario
En Seguridad › Usuarios, el menú ⋮ del usuario tiene Editar Usuario. En «Agregar Perfil», elegir el perfil, pulsar + y luego Guardar.
Comprobar
Ver permisos, en el menú ⋮ del usuario, muestra lo que puede hacer en cada empresa.
Que el cambio llegue al usuario
El usuario tiene que pulsar Refrescar Permisos en su menú (el de su nombre, arriba) o volver a entrar, para que su menú cambie.
Quitar permisos
Para quitar un permiso, se desmarca en el perfil, y cambia para todos los que lo tienen. Para quitárselo a una sola persona, se le quita el perfil (Eliminar Perfil en «Editar Usuario») y se le da otro. Cuando alguien sale de la empresa, se le quitan sus perfiles y se apaga Activo en su usuario.
Acceso
Contraseñas y datos del usuario
El administrador no necesita saber la contraseña de nadie: le envía al usuario un enlace para que la ponga él mismo.
Enlace por WhatsApp o correo
En el menú ⋮ del usuario, «Enviar enlace para cambiar contraseña por WhatsApp» le llega a su celular y vence en 48 horas. También se puede enviar por correo o copiar el enlace para mandarlo por otro medio.
Cambiar la contraseña propia
Cada usuario, en el menú con su nombre, tiene Cambiar contraseña: la nueva dos veces y Actualizar.
Que el usuario complete sus datos
Actualizar Datos genera un enlace único para que el propio usuario actualice su información.
Log de Acciones
En Seguridad, el Log de Acciones registra quién hizo qué y cuándo, filtrable por usuario. La columna Transacciones de la lista de usuarios abre el registro de cada uno.
Al empezar con Breve
La numeración de documentos
En Mantenimiento › Numeraciones se decide con qué número empieza cada tipo de documento en Breve: facturas, cotizaciones, recibos de cobro, notas de crédito y asientos. Si la empresa viene de otro sistema, se pone el siguiente al último que emitió allí, y así la numeración sigue sin saltos. El primer número solo se puede cambiar mientras no se haya emitido ningún documento de ese tipo.
Dudas comunes
Preguntas frecuentes
¿Dudas con los permisos?
Si quieres que revisemos contigo los perfiles de tu empresa antes de dar acceso a tu equipo, escríbenos por WhatsApp.