Centro de ayuda • Ventas
Cómo aplicar cobros
Un cobro aplica lo que pagó un cliente a una o varias de sus facturas: rebaja lo que debe, registra cómo pagó, deja su asiento en la contabilidad y le entrega un recibo. Esta guía recorre el cobro de principio a fin, con los descuentos, las retenciones, los cobros parciales y los reportes que lo acompañan.
Descargar en PDF Carta, 6 hojas, 121 KB
De un vistazo
El cobro en cinco pasos
Todo cobro sigue el mismo orden, sea de una factura o de varias, en efectivo o con varios medios de pago.
Abrir
Desde la factura o desde el cliente.
Marcar
Las facturas que paga, y cuánto.
Ajustar
Descuentos y retenciones.
Pagar
Los medios de pago, hasta cuadrar.
Aplicar
Y entregar el recibo.
Paso 1
Abrir el cobro
El cobro se abre desde la factura que se va a cobrar o desde el cliente, y en los dos casos lleva a la misma pantalla, «Cobro de facturas».
Desde la factura
En Ventas › Facturas, el menú ⋮ de la factura tiene Cobrar factura. La pantalla se abre con esa factura ya marcada. La opción no aparece si la factura está anulada o ya no tiene balance, ni para quien no tiene el permiso de cobrar.
Desde el cliente
En la lista de clientes o en su ficha, el menú ⋮ tiene Cobrar facturas. Es la vía cómoda cuando el cliente paga varias facturas a la vez.
Revisar el cliente y la fecha
Arriba están el Cliente, ya escogido, y la Fecha del cobro, que trae el día de hoy. Si el pago se recibió otro día, se cambia aquí, porque esa es la fecha que lleva el recibo y el asiento.
Paso 2
Marcar lo que paga
La pantalla lista las facturas pendientes del cliente, con su número, su fecha, su vencimiento y su balance. La casilla de la columna Cobro marca cada factura que el cliente está pagando, y se pueden marcar varias en el mismo cobro.
Pago completo
Al marcar una factura, la columna A Cobrar toma su balance completo. Si el cliente paga todo, no hay que hacer nada más en esa fila.
Pago parcial
Si el cliente paga solo una parte, el menú ⋮ de la fila tiene Editar monto. En «Monto a saldar» se escribe lo que paga, y Pendiente muestra lo que quedará debiendo. Guardar vuelve a la lista con el monto nuevo.
Cuentas iniciales
Las facturas que el cliente debía antes de empezar en Breve, registradas en Ventas › Cuentas iniciales, aparecen en la misma lista con la etiqueta INICIAL o con su NCF, y se cobran igual que cualquier otra.
Paso 3
Descuentos y retenciones
Antes de los medios de pago se ajusta lo que el cliente no va a pagar en efectivo: un descuento por pronto pago o lo que retuvo de impuestos.
Descuento
En la columna Descuento de la factura se escribe el monto (1000) o el porcentaje (10%). Breve lo calcula al salir del campo, nunca deja que pase del balance, y A Cobrar queda en el balance menos el descuento. Si la empresa lleva contabilidad, necesita tener configurada su cuenta de descuentos en ventas.
Nota de crédito por el descuento
En las facturas con comprobante fiscal, el interruptor Nota de Crédito emite una nota de crédito por el descuento, con el concepto «Descuento por pronto pago», para que el ITBIS y el 607 queden correctos. Si la empresa factura electrónicamente, la nota sale con su e-NCF y se envía a la DGII. La guía de notas de crédito explica cuándo corresponde cada una.
Retenciones
Si el cliente retuvo ITBIS o impuesto sobre la renta, el menú ⋮ de la factura tiene Retenciones. En «Gestionar retenciones» se escoge el tipo de retención (del ITBIS o del monto), Breve calcula el Valor según la tasa, y el botón + la agrega. La retención se guarda en ese momento y rebaja el balance de la factura, así que conviene registrarla con el comprobante de retención del cliente en la mano.
Paso 4
Los medios de pago
El botón Medio de Pago se activa cuando hay facturas marcadas, y abre «Agregar forma de pago» con la Forma de Pago, el Monto y, en cheques y transferencias, el Banco y la Referencia.
Agregar cada forma de pago
Si el cliente pagó en efectivo, basta con la forma y el monto. Si pagó con cheque o transferencia, se escogen además el banco y la referencia. Cada medio aparece en la lista, y el menú ⋮ de la fila lo quita si hubo un error.
Varios medios en un cobro
Un mismo cobro admite varios medios: una parte en efectivo y otra con transferencia, por ejemplo. Se agregan uno por uno.
Cuadrar
Abajo se comparan el Monto a cobrar, que es la suma de lo marcado, y los Medios de pago. Aplicar cobro solo se activa cuando los dos coinciden al centavo.
El banco es donde entra el dinero
En un cheque o una transferencia, el Banco que se escoge es la cuenta de la empresa donde se depositarán los fondos, no el banco del cliente. Si se quiere dejar constancia de dónde vino el dinero, para eso está la Referencia: ahí se escribe, por ejemplo, el banco y el número del cheque del cliente, o el número de la transferencia. La referencia admite hasta 50 caracteres.
Paso 5
Aplicar y entregar el recibo
Aplicar cobro, que muestra cuántas facturas lleva, guarda el cobro, rebaja el balance de cada factura y abre el recibo.
El recibo de cobro
El recibo dice a quién se le recibió el pago y la suma en letras, y detalla cada factura con su balance anterior, lo saldado, el descuento y lo pendiente, además de las formas de pago.
Enviarlo, descargarlo o imprimirlo
El visor del recibo tiene Enviar, que lo manda por correo, Descargar e Imprimir.
Antes y después del cobro
Los reportes que acompañan al cobro
El cobro se prepara antes de abrir la pantalla: saber quién debe, cuánto y desde cuándo, y enviarle al cliente el detalle de lo que tiene pendiente. Estos reportes son los que se usan para eso.
Estado de cuenta del cliente
En la lista de clientes o en su ficha, el menú ⋮ tiene Estado de Cuenta, que abre el estado del cliente en el visor de documentos. Desde ahí se envía por correo, se descarga o se imprime. Es el documento que conviene mandarle al cliente antes de llamarlo a cobrar.
Facturas pendientes de un cliente
Si el cliente tiene balance, el menú ⋮ del cliente tiene también Facturas Pendientes, que muestra al día de hoy la lista de sus facturas por cobrar. En Reportes, Facturas Pendientes permite escoger el Cliente y la Fecha de corte, y sacarlo en PDF o en Excel.
Antigüedad de saldos
En Reportes, Antigüedad de Saldos muestra lo que deben los clientes por tramos de días de atraso. Se puede filtrar por Vendedor y por Cliente (vacío, todos los clientes), pedir el reporte detallado con cada factura, y sacarlo en PDF o en Excel. Es la lista de trabajo de quien cobra.
Cobros diarios y comisiones
En Reportes, Cobros Diarios resume lo cobrado entre dos fechas, y Comisiones calcula lo que le corresponde a cada vendedor por lo que cobró.
Una rutina de cobranza
Cada semana, la antigüedad de saldos dice a quién hay que llamar primero. A cada uno se le envía su estado de cuenta, y cuando paga, el cobro se aplica desde su ficha, marcando las facturas que aparecen en el estado. Al cierre, los cobros diarios cuadran con lo que se depositó en el banco.
Después
Consultar los cobros
Ventas › Cobros realizados lista los cobros de un rango de fechas, con su usuario, su monto y los documentos que pagó. Un gráfico los resume por Vendedor o por Medio de Pago, el buscador encuentra un cobro y la flecha de cada fila abre su recibo. Los cobros anulados llevan la etiqueta ANULADO.
Reportes
Ver Reporte, en el menú ⋮ de Cobros realizados, saca el reporte del período. En Reportes están también los cobros diarios y las comisiones de los vendedores sobre lo cobrado.
La contabilidad
Si la empresa lleva contabilidad, cada cobro deja su asiento: lo cobrado entra a la Caja General, los descuentos a su cuenta, y el total sale de cuentas por cobrar. Cuando el dinero se deposita, el depósito se registra en Bancos, de la caja a la cuenta del banco.
Corregir un cobro
Un cobro aplicado no se edita. Si se registró mal, escriba a soporte antes de hacer otro movimiento, para corregirlo sin descuadrar la factura ni la contabilidad. Cuando se anula una factura, sus cobros quedan anulados con ella.
Permisos
Cobrar factura y Cobros realizados dependen de los permisos de cada perfil. La guía de usuarios y permisos explica cómo darlos.
Dudas comunes
Preguntas frecuentes
¿Dudas con los cobros?
Si quieres configurar las formas de pago, las cuentas de descuentos o los permisos de tu equipo, escríbenos por WhatsApp y lo dejamos listo contigo.