La historia, parte 2
El negocio en un solo número
Del 18 al 21 de abril de 2026: el conteo del almacén, la reunión con el contador y el abogado, y el día en que Manuel vio su negocio entero en una hoja. Y cómo se prepara un balance inicial en la vida real.
La historia
Siete millones en el banco
Antes de sentarse con el abogado, Julio Batista, que llevaba años haciendo los envíos de Manuel a la DGII y que había aceptado llevarles la contabilidad, le pidió a María tres cosas: el saldo del banco, lo que había en la caja y los cheques de clientes que todavía no se habían depositado. Y le advirtió que eso no bastaba, porque en un negocio de material eléctrico casi todo el dinero está en los estantes. El sábado 18 de abril, después de cerrar al mediodía, la familia contó el almacén. Ramón Taveras, a quien todos llaman Monchy, el encargado del almacén desde hacía ocho años, leía el código y la ubicación de cada artículo, Daniel y Laura contaban y María anotaba, estante por estante, los cables por metro, los accesorios por unidad y los equipos uno por uno. Fueron 143 artículos. Manuel insistía en que la mercancía valía más de lo que salía en la libreta, porque él sabía a cuánto la vendía, y María le pidió las facturas de los suplidores: lo que se cuenta se vale a lo que costó, no a lo que se piensa cobrar. Juntarlas fue otra tarea. Unas estaban en papel, en una gaveta de la oficina, otras en el correo de Manuel, mezcladas con cotizaciones y avisos del banco, y algunas ni siquiera habían llegado, aunque todos sabían cuánto se debía y nadie lo discutía. María tuvo que llamar a Voltaica y a otros dos suplidores para que se las reenviaran. Esa semana entendió algo que después repetiría muchas veces: el problema no era que faltara información, era que estaba en todas partes y en ninguna. Esa noche, revisando las libretas de cobros, María encontró cinco facturas de 2025, de tres maestros, que llevaban más de un año sin moverse.
El martes 21 de abril, a las cuatro de la tarde, se reunieron en la oficina de la casa de Los Minas: Manuel, María, Julio y el Lic. Ernesto Rosario, el abogado amigo de Julio que constituye y organiza empresas. Cuando Julio preguntó por el banco, Manuel respondió como siempre, «unos siete millones», y el estado de cuenta le dio la razón: RD$6,988,954.40. Julio sumó la caja chica, RD$21,017.60, y los seis cheques por depositar, RD$695,958.27, y escribió el primer número del negocio: RD$7,705,930.27 en fondos. Después el inventario contado el sábado y costeado con las facturas: RD$17,189,616.19, casi la mitad en cables, que son la línea más cara por el cobre. Julio lo sumó en voz alta, siete millones setecientos mil en efectivo y diecisiete millones ciento ochenta y nueve mil en mercancía, y Manuel se quedó callado. Fue un momento importante para él. Había trabajado doce años sin pararse, de obra en obra y de cobro en cobro, y nunca había podido decir cuánto valía todo ese esfuerzo. Por primera vez lo tenía delante en un número, aproximado, con cosas por descontar, pero suyo.
Pero no todo ese dinero era suyo. De la misma cuenta salían las 21 facturas pendientes con cuatro suplidores, RD$4,042,560.27, ninguna vencida, porque Manuel nunca dejaba vencer una factura. Y estaban las prestaciones de los seis trabajadores, RD$954,934.66 que nadie había apartado nunca, de las que solo las de Monchy, con ocho años en el negocio, sumaban más de trescientos mil pesos. Quitando eso, el capital de trabajo realmente libre era de RD$2,708,435.34. Ahí estaba la explicación de lo que Manuel sentía y no sabía decir: había trabajado doce años sin descanso y el dinero que veía en el banco casi nunca era suyo. Como le preocupaba que esas deudas a nombre de su cédula lo alcanzaran después de constituir la empresa, propuso saldarlas antes del corte, cada una a su vencimiento, con los fondos del negocio (M-001-D3). El Lic. Rosario estuvo de acuerdo, dijo que era buen momento para organizarse, porque el negocio no estaba en crisis, y preguntó con cuánto capital iban a constituir.
Faltaba lo que debían los clientes. Sin darse cuenta, con los años se habían repartido el trabajo: Manuel le daba seguimiento a los suplidores y sabía de memoria cuánto debía y a quién, y María le daba seguimiento a los clientes. Ella sabía cuánto se podía cobrar en la semana y a quién llamar para que adelantara un pago cuando faltaba efectivo. María calculaba unos cuatro millones y medio, la mayor parte de Constructora Almonte, la empresa del Ing. Héctor Almonte, uno de los primeros clientes de Manuel y hoy el más grande, pero esa cuenta cambiaba cada semana, y Julio pidió llevarla al balance con la relación de facturas pendientes del día del corte. Al 30 de junio fueron 38 facturas de 19 clientes, RD$4,403,483.51, y con ellas el balance quedó completo: RD$25,256,469.70 en lo que la empresa tenía, menos las prestaciones que heredaba con su gente, daban un patrimonio de RD$24,301,535.04. La casa de la familia, la casa de Los Minas y la camioneta quedaron fuera, a nombre de Manuel, como recomendó el abogado. De ese número salió, días después, la decisión del capital.
Siete millones en el banco y diecisiete en mercancía. Y de lo que había en el banco, casi nada era de Manuel.
En la empresa real
Preparar el balance inicial
RD$25.3 M
en lo que la empresa tiene
143
artículos contados
38
facturas por cobrar
RD$24.3 M
de patrimonio
El balance inicial es una fotografía de lo que el negocio tiene y lo que debe el día que empieza a operar como empresa. No se arma con lo que el dueño recuerda, sino contando, pidiendo estados de cuenta y revisando facturas. Lo prepara el contador con los dueños, y conviene hacerlo antes de constituir, porque de ese número sale el capital.
Contar
Caja, banco e inventario.
Costear
A lo que costó, no a lo que se vende.
Relacionar
Lo que deben los clientes.
Confirmar
Lo que se debe y a quién.
Firmar
Patrimonio y capital.
Fijar la fecha de corte y separar lo personal
El balance inicial se hace a una fecha, y todo lo que se cuenta se cuenta a esa fecha. Antes de empezar, los dueños deciden qué es del negocio y qué de la familia: la casa, el vehículo, la cuenta de banco donde se mezcla todo. Lo que queda a nombre del dueño no entra en el balance, aunque el negocio lo use. Montecito hizo su balance el 21 de abril, actualizó la cartera al 30 de junio y empezó a operar el 1 de julio, y dejó fuera la casa de la familia, la casa de Los Minas y la camioneta.
Contar los fondos
Se cuenta el efectivo de la caja, se pide el estado de cuenta del banco y se concilia: al saldo del banco se le restan los cheques emitidos que todavía no se han cobrado y se le suman los depósitos en tránsito. Los cheques de clientes que no se han depositado van en una lista, cada uno con su número, su banco, su fecha y su monto. En Montecito fueron el saldo del banco, la caja chica y seis cheques por depositar.
Contar y costear el inventario
El inventario se cuenta físicamente, ubicación por ubicación, y se valora a lo que costó: la factura del suplidor más lo que costó traerlo, nunca el precio de venta. La mercancía dañada, vencida o que no se vende se lleva al valor que se pueda recuperar. Es la regla de las NIIF para las PYMES (sección 13, el menor entre el costo y el precio estimado de venta menos los costos para venderla), que son las normas contables de la República Dominicana desde 2014: la Ley 479-08 manda preparar los estados financieros según lo que establezca el Instituto de Contadores Públicos Autorizados (ICPARD), y el ICPARD adoptó esas normas.
Resolución del ICPARD que adopta las NIIF para las PYMES
NIIF para las PYMES (Fundación IFRS)
Hacer la relación de lo que deben los clientes
Factura por factura: el cliente, el número, la fecha, el vencimiento, el saldo y cuántos días lleva. Con los clientes grandes conviene confirmar el saldo por escrito. Las facturas que llevan mucho tiempo sin moverse son una decisión del contador: o se provisionan como posibles incobrables, o se dejan con una nota. En Montecito eran 38 facturas, y cinco de ellas, de 2025, llevaban más de un año sin un pago.
Confirmar las deudas con cada suplidor
Se pide a cada suplidor su estado de cuenta y se compara con las facturas propias. Después se decide qué pasa con esas deudas: o se pagan antes del corte, o la empresa nueva las asume. Asumirlas exige que cada acreedor acepte por escrito a la empresa como deudora y libere al dueño. Sin esa firma, el dueño sigue debiendo aunque pague la empresa, y las facturas, emitidas a su nombre, no le sirven a la empresa como comprobantes de compra. Manuel pagó las 21 suyas antes del corte, que es lo más sencillo.
Estimar las prestaciones de los trabajadores
La antigüedad del personal es una obligación que la empresa hereda. Se estima con el Código de Trabajo: el salario diario es el mensual entre 23.83, el preaviso es de 28 días con más de un año de servicio (artículo 76) y la cesantía, de 21 días por año, o 23 con más de cinco años (artículo 80). Solo se paga si el contrato termina por desahucio, pero llevarla al balance es lo prudente, y es lo que hizo Montecito con sus seis trabajadores.
Calcular el patrimonio y firmarlo
Lo que la empresa tiene menos lo que debe es su patrimonio. De ahí sale el capital, que es una decisión de los socios y por eso puede ser redondo, y lo que sobra queda a favor de los socios como aportes para futuras capitalizaciones. El balance lo firman el contador y los socios, la decisión queda en un acta o una minuta, y ese balance, cuenta por cuenta, es la base del asiento de apertura.
Cómo se calculan las prestaciones laborales
Las prestaciones son lo que el Código de Trabajo (Ley 16-92) manda pagar cuando termina un contrato por tiempo indefinido. Todo parte del salario diario, que es el salario mensual entre 23.83. Para quien cobra comisiones, se usa el promedio de lo devengado en el último año.
| Concepto | Qué es | Cuánto |
|---|---|---|
| Preaviso (art. 76) | El aviso con que se termina el contrato. Si no se da, se paga. | 7 días de salario con 3 a 6 meses de servicio, 14 días con 6 meses a un año y 28 días con más de un año. |
| Auxilio de cesantía (art. 80) | Una compensación por los años trabajados. | 6 días con 3 a 6 meses, 13 días con 6 meses a un año, 21 días por cada año de 1 a 5 años, y 23 días por cada año con más de 5. |
| Vacaciones (art. 177) | Las vacaciones que no se disfrutaron. | 14 días laborables por año, o 18 con más de 5 años. |
| Salario de Navidad (art. 219) | La doble del año, proporcional. | La duodécima parte de lo devengado en el año. |
No siempre se paga todo. El preaviso y la cesantía corresponden cuando el empleador termina el contrato sin alegar una falta (desahucio) o cuando el trabajador renuncia con causa justificada (dimisión). Si el trabajador renuncia por su cuenta o lo despiden con causa probada, solo recibe las vacaciones pendientes y el salario de Navidad proporcional. Por eso en un balance las prestaciones van como estimado: es lo que costaría si todos los contratos terminaran por desahucio. A Monchy, con ocho años, le corresponderían 28 días de preaviso y 184 de cesantía, RD$304,666.96.
Lo redondo es una decisión, no una suma
Un inventario contado de verdad nunca da un número redondo, y un balance donde todo termina en cero es una señal de que alguien escribió los totales a mano. Lo único redondo en el balance de Montecito es el capital, porque es lo que decidieron los socios. Lo demás tiene centavos, porque es lo que el negocio de verdad tiene.
El balance inicial de Montecito
| Partida | RD$ |
|---|---|
| Banco BHD, después de saldar a los suplidores | 2,946,394.13 |
| Caja chica | 21,017.60 |
| Cheques de clientes por depositar (6) | 695,958.27 |
| Cuentas por cobrar (38 facturas de 19 clientes, al 30 de junio) | 4,403,483.51 |
| Inventario: cables | 7,595,003.37 |
| Inventario: accesorios | 5,099,244.99 |
| Inventario: equipos | 4,495,367.83 |
| Total de lo que la empresa tiene | 25,256,469.70 |
| Prestaciones acumuladas de 6 trabajadores | (954,934.66) |
| Patrimonio | 24,301,535.04 |
| Capital social: 15,000 cuotas de RD$1,000 (Manuel 60 %, María 40 %) | 15,000,000.00 |
| Aportes para futuras capitalizaciones | 9,301,535.04 |
El detalle está en el balance inicial, el inventario y la minuta M-001, y cómo entra en Breve, en el asiento de apertura. Las normas y los artículos citados se comprobaron el 12 de octubre de 2026. Esta guía explica el camino, pero no sustituye la asesoría de un contador para el caso de cada empresa.